Що таке апостиль і коли він потрібен для України

Апостиль підтверджує походження офіційного документа для використання за кордоном. Він засвідчує справжність підпису посадової особи, її повноваження та, за наявності, печатки або штампа. Завдяки цій процедурі сторона, яка приймає документ, може перевірити, ким його оформлено.

Між Німеччиною та Україною діє Гаазька конвенція про апостиль. Для документів, на які вона поширюється, апостиль замінює консульську легалізацію. Однак потребу в апостилі та вимоги до самого документа потрібно визначати для конкретної процедури.

Після підписання підготовленої з нами довіреності в німецького нотаріуса ви можете отримати апостиль самостійно або доручити оформлення нам. У другому випадку ми беремо на себе отримання апостиля та надсилаємо готовий документ поштою на вашу адресу проживання в Німеччині. Відвідувати установи для апостилювання вам не доведеться.

Потрібна довіреність для України, а вимоги до апостиля незрозумілі? Залиште заявку на безкоштовну консультацію. Вкажіть, де використовуватимуть документ: допоможемо визначити, з чого почати та що погодити до підписання.

Що саме підтверджує апостиль

Уявіть, що ви оформили довіреність у німецького нотаріуса, щоб родич діяв від вашого імені в Україні. Українській стороні потрібно перевірити іноземне нотаріальне оформлення. Для цього може знадобитися апостиль на німецькому нотаріальному документі.

Водночас апостиль не додає представнику нових повноважень. Якщо в тексті дозволено лише отримувати довідки, наявність апостиля не дає права продавати квартиру або розпоряджатися грошима.

Зміст документа, достатність повноважень і дотримання необхідної форми перевіряються окремо. Призначення апостиля та міжнародний порядок його застосування пояснює Гаазька конференція з міжнародного приватного права.

Апостиль, переклад і нотаріальне посвідчення виконують різні завдання

Наші довіреності складаються двома мовами: німецькою та мовою країни, де клієнт використовуватиме документ. Для України ми готуємо німецько-український текст. Німецька версія дозволяє нотаріусу в Німеччині ознайомитися зі змістом документа, а українська призначена для його використання в Україні. Окремо перекладати сам текст такої довіреності українською не потрібно.

Апостиль оформлюється окремо. У деяких випадках установа, яка приймає документ в Україні, вимагає його переклад українською. Це потрібно уточнити безпосередньо в того, хто прийматиме документ.

В одержувача документа варто запитати: «Довіреність складена німецькою та українською мовами. Чи потрібен вам переклад апостиля та як він має бути оформлений?» Так ви зможете уточнити вимоги до замовлення додаткових послуг.

На які документи може знадобитися апостиль

У міжнародних справах питання апостиля виникає для довіреностей, нотаріальних заяв, свідоцтв про народження та шлюб, судових документів, дипломів та інших офіційних документів.

Однакова назва документа ще не означає однакового порядку. Наприклад, свідоцтво про народження, видане німецьким Standesamt, і свідоцтво, видане українським ДРАЦС, оформлені органами різних країн. Звертатися за апостилем потрібно у відповідній країні походження документа.

Для диплома є ще одне окреме питання. Апостиль не встановлює еквівалентність освіти та не замінює процедуру визнання кваліфікації. Ці відмінності відзначає Міністерство закордонних справ Німеччини.

Де проставляють апостиль

Німецькі органи оформлюють апостиль на німецьких офіційних документах. Українські органи оформлюють його на українських. Ваше місце проживання при цьому не змінює країну, яка підтверджує документ.

Якщо український диплом перебуває у вас у Берліні, це не робить його німецьким документом. Апостиль на нотаріальній копії або підтвердженні перекладу також не рівнозначний апостилю на самому дипломі. Спочатку з’ясуйте, який саме документ потрібен одержувачу.

Цей принцип прямо описаний на сайті Посольства Німеччини в Україні. У Німеччині вибір конкретного органу додатково залежить від виду документа та федеральної землі. Практичні кроки зібрані в статті «Апостиль у Німеччині для України».

Коли можна обійтися без апостиля

Для довіреності, оформленої українським консулом для використання в Україні, апостиль не потрібен. Це один з аргументів на користь консульського варіанта, якщо вам підходить запис і потрібна дія доступна. Такий порядок підтверджує роз’яснення Мін’юсту України.

Інші винятки залежать від міжнародних угод, виду документа та процедури його подання. Наприклад, не можна автоматично переносити правила обігу документів між країнами ЄС на використання документа в Україні.

Якщо організація, яка приймає документ, повідомляє, що апостиль не потрібен, попросіть підтвердити, для якого документа та дії діє це правило. Особливо корисно отримати письмову відповідь, коли оформлення пов’язане з угодою або встановленим строком подання.

Як перевірити свій випадок

Для перевірки знадобляться відповіді на ці запитання:

1. У якій країні та яким органом видано документ?
2. Кому та для якої дії ви його подаватимете?
3. Чи потрібен оригінал, повторний документ, засвідчена копія або електронна версія?
4. Які вимоги до апостиля та перекладу саме для цього варіанта?

Відповіді допоможуть уникнути зайвих витрат. Іноді людині потрібен повторний документ, тому що наявний примірник не підходить для процедури. Іноді спочатку потрібно виправити зміст довіреності. Апостиль на невідповідному документі цю проблему не вирішить.

Як ми допомагаємо з оформленням

Ми уточнюємо ваше завдання в Україні, готуємо текст довіреності з юристом та організовуємо підписання в німецького нотаріуса. Якщо для довіреності потрібен апостиль, після підписання у вас є два варіанти.

Отримати апостиль самостійно

Ви самі звертаєтеся до компетентного органу тієї федеральної землі, де нотаріус оформив довіреність. Конкретну установу потрібно уточнити за місцем роботи нотаріуса: подати документ у будь-яке відомство за місцем проживання не можна.

Самостійне оформлення зазвичай дешевше та швидше, але спілкування з німецькими установами, подання й отримання документа залишаються на вас. У разі особистого подання потрібно запланувати поїздку та час на відвідування.

Доручити оформлення нам

Ми організуємо отримання апостиля без вашої участі та надішлемо апостильовану довіреність поштою на вашу адресу проживання в Німеччині. Після нотаріального підписання вам не потрібно їздити до установ заради апостиля.

Цей варіант коштує дорожче за самостійне подання. Вартість нашого супроводу та доставки уточнимо для вашої ситуації до початку роботи. Під час планування строку враховуються обробка документа державним органом і поштове пересилання.

Для угоди з нерухомістю та операцій у банку вимоги можуть відрізнятися. Повідомте, хто прийматиме довіреність і чи є в нього зразок. Так консультація відразу стосуватиметься вашої справи.

Поширені запитання

Чи має апостиль строк дії

Посібник HCCH з апостиля, розділ «No expiry» пояснює, що строк дії апостиля не обмежений. Водночас сам документ може мати обмежений строк дії, а організація, яка його приймає, може вимагати нещодавно виданий документ. Для довіреності потрібно враховувати її строк і можливе скасування.

Чи потрібно перекладати нашу довіреність для України

Сам текст підготовленої нами довіреності вже складений німецькою та українською мовами, тому окремий переклад тексту українською не потрібен. В окремих випадках потрібен переклад апостиля. Уточніть в установі, яка приймає документ в Україні, чи потрібен він, хто має його виконати та як засвідчити.

Чи гарантує апостиль прийняття довіреності

Ні. Окрім походження документа перевіряються повноваження, форма, строк дії та інші вимоги конкретної дії. Тому проєкт довіреності варто погодити до підписання.